Estructura del documento
Para facilitar la legibilidad de cualquier documento se hace imprescindible desarrollar una buena jerarquía de la información que nos permita diferenciar secciones y subapartados y seguir un orden lógico, mediante títulos y subtítulos. De igual modo, la estructura del documento también debe permitirnos diferenciar claramente otros elementos que no sean ni títulos ni simples párrafos como, por ejemplo, las listas o los encabezados y pies de página, entre otros. Es recomendable, por lo tanto, planificar dicha estructura y jerarquía, antes de empezar.
Jerarquía de la información y valor semántico de los elementos
Una identificación clara de la jerarquía de la información mediante recursos visuales (como pueden ser el tamaño, color y grosor del texto) facilitará la navegación de los documentos y la comprensión de su estructura. Desde esta perspectiva, el formato visual de cada elemento toma importancia en cuanto al hecho de que debe permitirnos identificar y diferenciar fácilmente unos elementos de otros. Por ejemplo, diferenciar fácilmente cada nivel encadenado de títulos de secciones y subapartados.
Ahora bien, debemos tener en cuenta que estos recursos visuales para informar sobre como se ha organizado el documento no serán de utilidad para personas invidentes y pueden no serlo tampoco para personas con algún otro tipo de discapacidad visual. Por ello, es necesario hacer uso de las opciones y herramientas que nos ofrecen los programas de autoría y edición de documentos para dar valor semántico a los diferentes componentes del documento. Es decir, para asociar a cada elemento una función dentro de la estructura del documento, al mismo tiempo que le aplicamos un formato mediante estilos que se han predefinido en el programa para cada tipo de elemento (parágrafos, títulos y subtítulos, listas simples y ordenadas, citas, columnas, notas al pie...).
Por ejemplo, para identificar una línea de texto como encabezado de una sección, si le aplicamos de manera directa ciertos cambios de formato como es aumentar su tamaño o ponerla en negrita, un lector de pantalla u otras tecnologías de soporte no podrán identificar esa línea como un título (y mucho menos diferenciar el nivel que ocupa dentro de la jerarquía del documento). En cambio, si utilizamos la galería de estilos predefinidos para títulos que nos ofrecerá cualquier editor de textos moderno, además de cambiar el aspecto visual de la línea, también quedará internamente etiquetada como un título. Quedará categorizado con un valor semántico y, de esta manera, facilitaremos que cualquier otro programa informático o tecnología de apoyo preparado para interpretar la estructura del documento pueda informar a la persona usuaria sobre el tipo de elemento seleccionado. Es decir, siguiendo el ejemplo, informar de que esa línea de texto se corresponde con un título de un determinado nivel (título de segundo nivel, de tercer nivel...).
Estilos predefinidos y configurables
En el caso de procesadores de texto bien completos como los que se incluyen en los paquetes de ofimática modernos más populares (Microsoft Office, LibreOffice...) las galerías de estilos predefinidos, u otras opciones de los menús de formato y estilo pueden abarcar una gran variedad de tipologías de elementos con valor semántico (párrafos, citas cortas y bloques de citación, referencias, listas, títulos y subtítulos, figuras y pies de foto, notas al pie...) y nos permiten editar los formatos existentes o crear nuevos estilos, por lo que su uso no debe suponer una limitación a la hora de personalizar el aspecto del documento.
Inclusive, el uso de estilos predefenidos para cada tipo de elemento, aun cuando se quieran personalizar y, por tanto, deban crearse o editarse, no solo ayuda a hacer el documento accesible sino que supone una forma mucho más eficiente de trabajar que nos ahorra tiempo y errores de edición, aunque pueder requerir el habituarse a una forma diferente de componer nuestros documentos: planificando primero su estuctura, desarrollando a continaución el contenido y aplicando el estilo al final, una vez ese contenido ya está enteramente desarrollado y la estructura ha quedado fijada con solidez (ya que siempre puede acabar sufriendo cambios durante el desarrollo incluso a pesar de haberla planificado).